Hoe je de gevoelige snaar van de opdrachtgever raakt

Heb je in een tender de plank wel eens volledig misgeslagen? Ben je er wel eens van overtuigd geweest dat je inschrijving de winnende was, maar wees de beoordeling anders uit? Het verkeerd inschatten van een projectvraag is een pijnlijk gevoel, een doodsteek voor je eigen energie en kost bovenal een hoop geld. Maar na het lezen van deze blog is de plank volledig mis slaan verleden tijd. In deze blog neem ik je mee in hoe wij bij Avante de gevoelige snaar van de opdrachtgever weten te raken.

De vraag wordt zelden goed gesteld

Net als voor elk probleem, begint de oplossing bij het begrijpen van de oorzaak. Is het eigenlijk niet gek dat de projectuitvraag überhaupt een verkeerd antwoord toelaat? Een goed gestelde vraag is tenslotte de belangrijkste stap naar een juist antwoord. En dat is precies waar het mis gaat. De vraag wordt zelden goed gesteld. Niet omdat wat in de uitvraag staat fout is, maar omdat wat er niet staat vaak cruciaal is voor een goed antwoord.

Het probleem zit hem vooral in de beperkte context die wordt meegeleverd. Vaak slaat deze voornamelijk op de directe aanleiding van het project. Hierdoor wordt de nut en noodzaak van het project duidelijk, maar de context van een project is veel breder. Juist in deze brede context schuilt de kwaliteit van je inschrijving. Deze maakt dat je inschrijving een schot in de roos is, of de plank alsnog misslaat. En precies deze aanvullende context blijft in de uitvraag vaak achterwege.

Krijg gevoel voor de volledige projectcontext

Het is voor het project natuurlijk het mooiste als de opdrachtgever in haar uitvraag meer inzicht geeft in de gehele context. Zij is vaak al jaren bezig met dit specifieke project. Jaren waarin zij veelvuldig met belanghebbenden om tafel heeft gezeten. Zij is ook degene die in de eerste plaats moet zorgen dat een project past binnen zijn gehele maatschappelijke context. En zij heeft er het meeste baat bij als iedere inschrijver het project vanuit de juiste context beschouwt. Dit levert ten slotte meer waardevolle inschrijvingen op.

Dit betekent niet dat je als opdrachtnemer nu geen opties hebt. Sterker nog, de onvolledige presentatie van het project biedt ook kansen om je te onderscheiden ten opzichte van je concurrenten. Het ideaalbeeld dat de opdrachtgever voor zich ziet, komt niet uit de lucht vallen. Deze volgt vaak logisch uit de projectcontext en de belangen van de opdrachtgever. Twee aspecten die voor een groot gedeelte ook door jou als inschrijver te achterhalen zijn. Door je te verdiepen in de volledige projectcontext en in de opdrachtgever stel je jezelf dus in staat om tot een rake inschrijving te komen. Ditmaal op basis van informatie die je concurrenten niet hebben. Kortom, na een goede contextanalyse sta je met 1-0 voor.

Start een contextanalyse vanuit verwondering

Hoe deze analyse er precies uit moet zien, is projectafhankelijk. Ieder project is uniek en dat wat het project uniek maakt is waar je de gevoelige snaar gaat vinden. Een in steen gegoten aanpak kan ik je dus niet meegeven. Maar waar de omslag in het denken moet liggen kan ik je wel meegeven.

Voor een goede contextanalyse moet je je verwonderen over de uitvraag, in plaats van deze voor lief te nemen. In de aanloop naar een project krijgt een opdrachtgever van vele kanten aanbevelingen, wensen en eisen door. Bijvoorbeeld vanuit burgers, bedrijven, belangenorganisaties of bestuurders. In de projectuitvraag is van al deze input maar een bondige samenvatting van enkele pagina’s over. Wij zijn geïnteresseerd in waarom juist deze specifieke samenvatting is overgebleven. Bij alles wat wij lezen in de projectuitvraag vragen wij onszelf daarom af waarom dat is opgeschreven. Met het antwoord zijn we niet snel tevreden. We zijn niet op zoek naar wat er zich aan de oppervlakte begeeft. We willen weten wat er zich onder de oppervlakte afspeelt.

De gunningscriteria vormen een mooi voorbeeld. Van alle aspecten die belangrijk zijn voor het project, zijn deze criteria kennelijk van uitzonderlijk belang voor de kwaliteit. Maar waarom zijn deze criteria zo belangrijk en andere niet? De korte omschrijving geeft meestal wel hints, maar een volledig begrip voor het projectspecifieke belang van de criteria verschaft de leidraad zelden.

Vanuit de vragen die bij het lezen van de uitvraag opkomen, starten wij onze analyse. Op zoek naar de waarom achter de keuzes die de opdrachtgever heeft gemaakt. Hoewel deze vragen voor ieder project dus verschillen, hebben de vragen veelvuldig betrekking op een beperkt aantal contextuele lagen en karakteristieken van de opdrachtgever. Contextuele lagen die van sterke invloed zijn op de projectuitvraag zijn de fysieke context, de programmatische context en de bestuurlijke context. Bepalende karakteristieken van de opdrachtgever zijn over het algemeen de pijn die zij ervaart, haar ambitie en de ervaringen die zij heeft met voorgaande projecten. Wil je de uitvraag kunnen duiden, dan moet je deze aspecten doorgronden.

Zie de uitvraag als het startpunt voor een grondige analyse

Wees dus kritisch en nieuwsgierig wanneer een uitvraag op de markt komt. Zie de uitvraag als dat wat er zich aan de oppervlakte afspeelt. Laat het niet de basis vormen voor je inschrijving, maar laat het het startpunt zijn van een grondige analyse. Een analyse die zoekt naar dat wat er zich onder de oppervlakte afspeelt. Zo vorm je een solide basis voor het tenderproces. Een kickstart die je team direct de goede richting op stuurt, die je helpt je onderscheidende vermogen te bepalen en bijdraagt aan een projectspecifieke onderbouwing van je keuzes. Zo weet jouw inschrijving de juiste snaar te raken.