Met deze vier tips benut je de kracht van de markt
Soms kom je er als opdrachtgever gewoon niet uit. Je weet precies wat je nodig hebt en hoeveel budget er is, maar je krijgt het totale plaatje (budget)technisch niet rond. Toch weet je dat het mogelijk is. In dergelijke situaties grijpen we steeds sneller naar de ´kracht van de markt´. We lossen het probleem niet zelf op, maar laten de markt het werk doen. Zij heeft immers veel ervaring en kennis in huis. Wat echter nog wel eens wordt vergeten, is dat wonderen weliswaar voor komen maar je niet overkomen. En dat de ‘kracht van de markt’ iets anders is dan marktwerking. In deze blog gaan we dieper in op dit verschil en laten we je zien hoe je de kracht van de markt daadwerkelijk benut. Hiervoor geven we je vier tips waar je direct mee aan de slag kan.
De aanleiding
De aanleiding van deze blog is een recente tender waarbij wij betrokken waren, waarin na een zeer intensief tendertraject alle inschrijvingen onaanvaardbaar zijn verklaard. Ze waren te duur. Stuk voor stuk 30% boven het gereserveerde budget. Een pijnlijk resultaat met grote maatschappelijke kosten, zowel voor opdrachtgever als opdrachtnemer. Alleen de tender plannen opstellen, heeft de inschrijvers gezamenlijk naar schatting al meer dan een miljoen euro gekost. Geld waar niemand iets voor terug ziet. Hoe kon het zo mis gaan?
Opdrachtgever verwachtte waarschijnlijk dat de competitie binnen een aanbesteding haar budgettaire probleem wel zou verhelpen. Echter door het niet als specifieke vraag op te nemen liet zij dit aan het toeval over. Zij gokte in feite op de marktwerking, niet op de kracht van de markt.
Vier tips
Naar aanleiding van bovengenoemde en soortgelijke ervaringen geven wij je graag 4 tips mee om de kracht van de markt beter te benutten:
01.
Ontsluit het technisch(economische) vraagstuk en zet deze in het maatschappelijk perspectief
De markt is een krachtig middel, mits je het juiste vraagstuk weet neer te leggen. Haar kracht ligt namelijk bij technisch(economische) vraagstukken. Het is daarom aan jou als opdrachtgever om dit vraagstuk bloot te leggen. Wil je de markt echter stimuleren om tot innovatieve oplossingen te komen, dan is alleen dit niet genoeg. Ook de maatschappelijke context moet je meegeven. Deze definieert namelijk de urgentie voor en de waarde van een oplossing. Met de juiste maatschappelijke kaders, creëer je voor de inschrijvers daarom zowel een emotionele binding met het probleem en de mogelijkheid om de kracht van een oplossing te evalueren.
02.
Stel de uitdaging centraal in de uitvraag
Logisch, hoor ik je denken. Dat Klopt, deze tip is zo logisch als dat hij klinkt. Inschrijvers zetten hun kracht in op vraagstukken die doorslaggevend zijn in het gegund krijgen van het betreffende project. Staat jouw grootste uitdaging niet centraal, dan wordt deze zeer waarschijnlijk ook niet opgelost. Dit komt vaker voor dan je zou verwachtten. Zo ook in het recente project naar aanleiding waarvan wij deze blog schrijven. Hadden zij deze tip invulling gegeven, dan hadden wij ons als inschrijvers niet gefocust op een optimale invulling van alle wensen tegen een competitieve prijs, maar op een kritische afweging tussen wensvervulling en kosten.
Let wel op! De uitdaging centraal stellen, betekent niet noodzakelijk dat deze letterlijk als gunningscriterium terug moet komen. Het betekent dat de gunningscriteria die je opstelt in elk geval in dienst moeten staan van deze uitdaging. En dat de wijze waarop dit het geval is, duidelijk is voor de inschrijvers. Zo krijgt een gunningscriterium betekenis en richting. In menig uitvraag schort het voornamelijk aan dit laatste.
03.
Geef de markt inzicht in het reeds doorlopen afwegingsproces
De doorlooptijd van een tenderfase is doorgaans beperkt. Het is daarom zaak om ervoor te zorgen dat deze tijd zo efficiënt mogelijk kan worden benut. Door de inschrijvende partijen inzicht te geven in het afwegingsproces dat je al hebt doorlopen voorkom je dubbel werk. Daarnaast levert het ook veel relevante informatie op die de inschrijver kan toetsen en waar zij op voort kan borduren.
04.
Sta open voor alternatieven en houd vast aan de project randvoorwaarden en de behoeften van de eindgebruiker
Er leiden vele wegen naar Rome. Zelf heb je, na het intensieve voortraject, ongetwijfeld al een beeld bij een van deze wegen. Het is in zo’n geval de kunst om open te blijven staan voor alternatieven, door ondanks het intensieve traject dat je al doorlopen hebt, objectief te blijven evalueren of alternatieven invulling geven aan de behoefte van de eindgebruiker en vallen binnen de randvoorwaarden van het project. Het vroegtijdig opstellen van KSF’s en KPI’s die de behoeften en randvoorwaarden omvatten helpt hierbij. Zo behoudt je een objectief beoordelingskader en wanneer je deze direct deelt met de inschrijvers creëer je ook een basis voor de onderlinge gesprekken hierover.
In de praktijk merken wij, dat het besluit ten aanzien van alternatieve voorstellen maar beperkt wordt beargumenteerd vanuit de hierboven geschetste kaders.
Zorgvuldige projectvoorbereiding
Het blijft voor ons natuurlijk speculeren wat er precies is misgegaan. Opportunisme zoals hierboven beschreven is ons sterkste vermoeden. Het kan natuurlijk ook zijn dat de opdrachtgever oprecht niet wist dat haar budget zo krap was. In dat geval kunnen we nog een andere les leren, namelijk dat het benutten van de markt nog steeds vraagt om een zeer zorgvuldige projectvoorbereiding. Je moet van tevoren de complexiteit van je eigen opgave doorgronden. Dit is alles bepalend voor de vraag die je aan de markt stelt en daarmee voor het uiteindelijke projectsucces.
Benut de kracht van de markt
Aanbestedingen zijn er steeds vaker op gericht om de kracht van de markt te benutten. In plaats van zelf een oplossing voor te kauwen, gebruiken opdrachtgevers de markt om haar problemen op te lossen. In de uitvraag moet deze problematiek dan wel centraal staan. Het is aan de opdrachtgever om het technisch(economische) vraagstuk volledig te ontsluiten en hier helder over te communiceren. Daar ligt de kracht van de markt. Dan pas kan je verbazingwekkend goede inschrijvingen verwachten die het onmogelijke mogelijk maken.
Wil jij geen enkele blog of cartoon missen?
Meld je hier aan, dan houden we je op de hoogte
Wil jij geen enkele blog of cartoon missen?
Meld je hier aan
